Знакомая ситуация: с энтузиазмом открываешь очередную книгу о тайм-менеджменте, надеясь найти способ упорядочить дела, распланировать время и наконец-то организовать жизнь, но снова сталкиваешься с привычными советами: «важное и срочное», «съешьте лягушку», «как заставить себя работать». Всё это уже было, всё это известно, но… не работает. Даже самая четко структурированная рутина остаётся однообразной и мало мотивирует к немедленному действию. Можно ли подойти к управлению временем иначе? Рассказывает wofmd.com
Предлагаем рассмотреть две нестандартные системы тайм-менеджмента, которые решают традиционные задачи, но с иным подходом к самомотивации. Особенно полезными они могут оказаться для людей творческих профессий – художников, писателей, дизайнеров – тех, кого обычно считают неспособными работать по строгому графику.
Система «Автофокус»
Метод Марка Форстера, известного специалиста по тайм-менеджменту, основан на балансе рационального и интуитивного подходов. Его приверженцы отмечают, что система устраняет привычное откладывание дел на потом и внутреннее сопротивление их выполнению. Основная идея – сосредоточиться на том, что действительно важно в данный момент, что в итоге позволяет работать быстрее и эффективнее. Всё, что вам понадобится для применения метода, – это блокнот и ручка.
Начните с того, что выпишите список дел (не более 25 пунктов на страницу), не оценивая их критически. В этом перечне могут соседствовать совершенно разные задачи – от прогулки с собакой до оформления крупного кредита. Затем переходите к поэтапной обработке списка. Быстро просмотрите его, затем перечитайте более внимательно, прислушиваясь к своим ощущениям. Как только какая-либо задача выделится, приступайте к её выполнению. Это и есть ключевой принцип метода: работа начинается с того пункта, который вызывает наименьшее внутреннее сопротивление, а значит, выполняется с большей мотивацией и меньшими усилиями. Главное – не пытаться логически расставлять приоритеты, иначе интуитивный механизм выбора перестанет работать.
Завершив задачу, либо вычеркните её, либо перенесите в конец списка, если она требует дальнейшего выполнения. Продолжайте работать с текущей страницей, переходя к следующей только тогда, когда на первой больше не останется выделяющихся пунктов. Если при просмотре страницы не нашлось ничего, что вас привлекло, зачеркните оставшиеся пункты – это избавит вас от ненужных задач, которые были внесены автоматически, но на деле не требуют вашего внимания. Если же какая-то из удалённых задач окажется всё-таки важной, лучше сформулировать её по-новому или разбить на более мелкие шаги.
Этот метод опирается на простой психологический принцип: любое дело кажется лёгким на фоне более сложного. Сначала выполняются приятные и не вызывающие сопротивления задачи, а затем – более трудные, но уже без ощущения перегрузки. Однако важно помнить, что срочные дела должны выполняться немедленно, а задачи, привязанные к конкретному времени, не подходят для этого метода.
Муза и чудовище
Система тайм-менеджмента дизайнера и иллюстратора Яны Франк, автора книги «Муза и чудовище: как организовать творческий труд», помогает привести дела в порядок, избегая перегрузки. Метод был разработан на основе личного опыта автора, прошедшей путь от хаоса к чёткому планированию.
В первую очередь необходимо проанализировать, на что уходит время. Для этого в течение 3–4 дней записывайте все свои занятия с точностью до 15–30 минут. Такой анализ помогает выявить «поглотителей времени». Затем выделите повторяющиеся действия – рутинные задачи, которые можно сгруппировать по периодичности: например, поход в магазин каждый день, занятия в спортзале дважды в неделю, визит к врачу раз в полгода. Любое действие, которое повторяется ежедневно в течение 20–30 дней, превращается в привычку и требует всё меньше усилий.
Полезно также составить список мелких дел (например, покупка хлеба, звонок другу) и по мере выполнения переносить их в план на следующий день. Для борьбы со страхом «чистого листа» рекомендуется записывать идеи сразу, а затем выделять на их реализацию конкретное время – это помогает избежать прокрастинации и легче приступать к работе.
Отдельного внимания заслуживает список «Ненавижу!» – перечень дел, выполнение которых постоянно откладывается. Нужно определить, что именно вызывает сопротивление: неудобное рабочее место, неорганизованный документооборот, необходимость долгих поездок. Улучшение условий выполнения таких задач поможет снизить неприятные ощущения, а со временем и вовсе исключить откладывание.
Также важно определиться с «великими идеями» – долгосрочными целями, которые пока остаются лишь мечтами. Выберите 3–4 приоритетных направления, распишите к ним пошаговый план. Если сложно определить последовательность действий, попробуйте метод «обратного проектирования»: представьте конечный результат и продумайте, какие шаги нужны для его достижения.
Ключевой рабочий ритм системы – 45/15: 45 минут продуктивной работы, затем 15 минут отдыха, во время которого можно выполнять мелкие поручения. Такой режим повышает эффективность, предотвращает выгорание и помогает не отвлекаться.
Итоговый список работы по системе Яны Франк должен включать: четыре глобальные цели, которым ежедневно уделяется приоритетное время; перечень рутинных задач, частично переносимых в ежедневник; список мелких дел; перечень ненавистных задач (с анализом причин их избегания) и список идей, над которыми можно размышлять в свободное время. Регулярное ведение таких записей и соблюдение ритма 45/15 позволяет повысить продуктивность даже в творческих профессиях, где сложно следовать чёткому распорядку.
Стоит помнить, что не существует универсальной системы тайм-менеджмента, подходящей для всех. Однако примеры успешных методов могут стать основой для создания собственной эффективной системы организации времени.